Règle importante : le soutien est le seul interlocuteur avec les OA en mission hormis Arturo Lopez Ariste, Frédéric Pitout et Guillaume Chamak.

En cas de problèmes que le soutien ne peut résoudre lui-même, il prend contact avec l’équipe des soutiens par courriel.

De façon ponctuelle et à la demande du soutien qui encadre la mission, un autre membre de l’équipe de soutien peut être invité à prendre contact avec les observateurs. Au cas où une équipe, dont vous n’êtes pas en charge vous sollicite, la dépanner en précisant qu’elle doit contacter en priorité le soutien de service. Ensuite, contacter ce dernier pour l’informer de votre intervention.

Lundi ou mardi de la semaine précédente :

Le soutien prend contact avec les OA pour leur indiquer comme suit par un courriel :

Bonjour,

Vous êtes de mission à Climso pour la semaine du (préciser la date de début) au (préciser la date de fin) et je suis chargé de votre suivi. Voici quelques rappels, d’ailleurs visibles dans le dokuwiki

• l’heure de départ de Bagnères est à (préciser l’heure), donc être présents dès (préciser l’heure) ;
• vous êtes vivement encouragés à lire, avant de monter, les procédures sur le dokuwiki ;
• penser à prendre votre pain avant la montée. Les denrées spécifiques à un régime alimentaire particulier sont à apporter par l’observateur (ces demandes ne seront pas retenues dans la commande) ;
• contacter l’équipe sur place mercredi au plus tard au 05 62 53 31 11 (préciser les noms des observateurs) pour indiquer vos souhaits en denrées alimentaires avant qu’ils fassent la commande ;
• lire, signer numériquement et impérativement le “mémento de l’observateur” dont le lien est en bas à droite de la page d’accueil du dokuwiki, chacun doit le signer avant chaque mission ;
• le code d’accès au labo est : c6015x ;
• bien qu’il y ait sur place le PC des OA qui permet de naviguer sur la toile, vous pourrez utiliser votre ordinateur personnel. Toutefois, pour des raisons de sécurité, il vous faudra satisfaire à une formalité, voir cette page ;
• éventuellement, indiquer des remarques spécifiques, (modifications de procédures, détails techniques, etc.) Vous pouvez m’appeler au (préciser le numéro de téléphone).

(formule de politesse au choix du rédacteur)

Envoyer une copie de ce courriel à : joel-guignard@wanadoo.fr

Le lundi de la semaine de mission :

• après avoir laissé le temps à l’équipe de s’installer, prendre contact avec elle pour s’assurer des conditions de l’installation, du bon suivi du ravitaillement et prendre les dispositions qui s’imposeraient ;
• s’assurer que le mémento de l’observateur a été signé numériquement ; dans le cas contraire, inviter le(s) observateur(s) à le faire ;
• leur rappeler de demander les clés des chambres avant la fin d’après-midi et de vérifier que la literie est complète.

• avant de passer la commande, faire l’inventaire des stocks ;
• s’assurer que la commande du ravitaillement pour l’équipe montante a bien été faite en prenant en compte leur demande. La commande doit être envoyée par les OA au magasin Vival (M. Benoît Arnau) avec copie à Géraldine Pédezert et au soutien ;
• penser à demander aux OA de préparer les valises le mercredi soir pour que les techniciens les déposent le jeudi.

Au cours de semaine de mission :

• s’assurer quotidiennement, via les webcams du Pic, l’écran de l’IHM et le site Bass2000, du déroulement des opérations ;
  • adresse des webcams : http://bagn.obs-mip.fr/webcamV2
  • adresse des écrans de C1, C2, L1, L2 : http://hacobdd.bagn.obs-mip.fr/CLIMSO/.XzCeVrBt-cache-cache/
  • adresse de BASS2000 Meudon : http://bass2000.obspm.fr/home.php?lang=fr
• prendre contact de temps en temps avec les observateurs pour s’assurer du bon déroulement de la mission, relever les difficultés et prendre les dispositions qui s’imposeraient ;
• rappeler qu’une lecture exhaustive des documents en cours d’opération est nécessaire, y compris pour les plus anciens. Vérifier le plus souvent possible le respect des disques occulteurs, la qualité des images, leur netteté, etc. ;
• vérifier la pertinence des observations au regard de la qualité du ciel (cependant, les observateurs sont les mieux placés pour apprécier les conditions d’observations ; mais le soutien peut évidemment s’interroger sur tout cela) ;
• s’assurer des envois vers Bass2000 des images C1, C2, L1, L2, et ne pas oublier C1/L1, (là aussi, les observateurs sont les mieux placés pour évaluer la pertinence des envois). Limiter les envois à quelques séries d’images par jour (trois si activité normale et plus en fonction des évènements remarquables sur le soleil) ;
• rappeler que les images mauvaises ne doivent pas être conservées, ce qui facilitera le montage des films et réduira des occupations inutiles des disques durs ;
• si nécessaire, lorsqu’aucune image C1 et C2 ne peut être prise à cause d’un ciel légèrement voilé, rappeler que les images L1 et L2 peuvent l’être avec un léger ciel dégradé. Dans ce cas ne prendre qu’une image toutes les 3 minutes. Mais attention, un ciel trop dégradé rendra difficile le montage et la qualité des films s’en ressentira ;
• rappeler que si on ne fait pas d’acquisitions en C1 et C2, les images L1 et L2 doivent être prises en positionnant la grande roue à filtre sur la position ” pointage “. Rappeler que cette position de la grande roue est obligatoire dans ce cas. L’acquisition en mode ” automatique ” est interdite SAUF demande expresse du soutien. Dans ces cas, et uniquement dans ces cas l’acquisition automatique se fait en cochant les cases appropriées dans l’écran du superviseur ; dans ce cas il est interdit aux observateurs de quitter le poste de pilotage ;
• si nécessaire, rappeler qu’il y a une icône ” Alerte OA ” sur l’écran de droite du superviseur, qui permet de lancer un message sur la liste ” Alerte Climso ” lorsqu’un phénomène solaire important se déroule au cours des observations ;
• rappeler si besoin que parfois il convient de forcer la réalisation des films lorsque les images, mêmes peu nombreuses, sont intéressantes, rappeler qu’il est obligatoire de faire les films zooms ;
• si nécessaire, rappeler l’existence de la charte des visites (pas de visites le lundi, ni le soir après 16h00), bien sûr, les ” VIP ” font exceptions ainsi que les membres OA, leurs famille et amis. Sur ce dernier point, l’association tient à préserver la qualité de l’accueil ;
• si nécessaire, pour les visites rappeler que les observations ont la priorité, même pendant la visite d’OA ou de leurs amis. Un observateur peut très bien se consacrer à une visite pendant que son collègue garde toute sa vigilance aux commandes de Climso. Il faut prendre en compte que les visites perturbent TOUJOURS les observations. Demander à fermer les portes de la coupole en cas de visite pour éviter les turbulences ;
• pour des raisons météorologiques exceptionnelles, ne pas hésiter à rappeler qu’une descente d’urgence est possible si les techniciens en prévoient une. Rappeler que les frais supplémentaires d’hébergements pourraient être pris en charge par l’Association après échange d’informations avec son président ou son représentant.

En fin de semaine :

• prendre contact avec les observateurs pour faire le point ;
• refaire l’inventaire des stocks (voir dokuwiki) ;
• remplir le compte-rendu de mission après que les observateurs l’aient rempli (voir dokuwiki) et l’envoyer à l’équipe de suivi et à Francis Lacassagne :
  • oasuivi@climso.fr et francis.lacassagne@obs-mip.fr